第6回：直前の準備とブース設営

社内説明会でマニュアルを配布・説明しよう

出展の成果を最大化するために、重要な情報をマニュアルにまとめ、説明員や関係者を集めて説明会で共有します。社内説明会のスケジュールは早めに告知しておき、出席率を向上させましょう。

ではマニュアルにはどのような情報が必要でしょうか？

備えあれば憂いなし、よく忘れる持ち物ベスト3！

会期が近づくと、どうしても準備でバタバタしがち。そのため、早めに持ち物リストを作成しておき、リストにそって準備しましょう。リスト化しておくと、不足物や荷物の分量などを事前に把握できます。また、複数人でリストを見ながらチェックすると漏れが防げます。会場が遠い場合は忘れ物をすると大変です。備えあれば憂いなしです！

気を付けよう、忘れがちな持ち物ベスト3…

ここでは、展示会場で「忘れた」「足りない」「あればよかった」などの声を聞くものをご紹介しましょう。

1. 電子機器の備品

PCやモニタなど電子機器類の備品やケーブル、電源などを忘れるケースがあります。また、持ってきたもののケーブルがつながらない、LANケーブルの爪が折れていて使えないなどのトラブルも見受けられるため、予備があると安心です。

また、LANケーブルやOAタップについては、ブース利用分だけでなく、バックヤードでPCを利用するために用意しておくと、空き時間にメールをチェックしたい方に喜ばれるかもしれません。

2. 文房具類

意外に忘れがちなのが、ガムテープ、油性マジックやボールペン、はさみやカッターなどの文房具類です。文房具は設営時に必要になるだけでなく、たとえば伝達事項がある場合に、マジックで紙に記載してバックヤードにガムテープで貼っておくなどもできます。中には小さめのホワイトボードを持ち込まれる方もいらっしゃるようです。

3. 掃除用具類

会期中は人の出入りも多く、細々としたゴミが出るものです。なのでゴミ袋は用意しておきましょう。また展示台などはウェットティッシュで拭き、気持ちよく会期を迎えましょう。

その他にあってよかった持ち物として、折り畳めるプラスチックコンテナが挙げられます。ブース裏にダンボールなどを置いておくスペースがあまりない場合には、折り畳めると便利です。また、展示会が複数日開催される場合、1日が終わったあとに展示製品やモニタなどに布をかぶせておくといった配慮もあるとよいかもしれません。

いよいよ設営！搬入手段や手伝い人員の確保も忘れずに

搬入手段としては、タクシーや車、宅配便や軽トラック手配などが挙げられます。宅配便を使われる方も多いようですが、最終日にイベント会場から荷物を発送する際、窓口が混雑していることもあります。赤帽などで軽トラックを手配した場合、距離にもよりますが往復で2万円かからないケースもあるうえ、搬入・搬出の手間も軽減されますのでおすすめです。

会期中にブースでプレゼンテーションを行う場合は、設営当日にリハーサルが必要になりますので、こちらもあらかじめスケジューリングしておきましょう。

今回のまとめ

出展についての重要な情報をマニュアルにまとめ、事前の説明会で関係者に共有する。

持ち物リストを作成して、忘れ物を防ぐ。

搬入手段や手伝い人員をあらかじめ手配しておく。