Vol.3「セミナー運営における「How」～システム利用の勘どころ」

いよいよ5W1Hの「How」について、セミナー運営のおもな流れ「事前登録受付」→「当日運営」→「事後フォロー」にそって確認していきましょう。

事前登録受付「個人情報管理はしっかりと」

「事前登録受付」では、自社サイトに申込フォームを用意するなどして見込客に必要な情報を登録してもらい、申込を受け付けます。事前準備には手間のかかる作業が多いため、ここで整理してみましょう。

セミナー開催の度に告知ページや申込フォームが必要になりますが、その都度WEB制作担当や情報システム部などに依頼すると時間がかかるという声も聞かれ、ついセミナー開催が億劫になりがちです。

フォームからの申込を受け付け、申込者に受付完了メールを配信します。競合排除や申込多数の場合に抽選を実施する場合は、その旨をメールに記載しておき、追って受講の可否を連絡します。

受け付けた申込者情報を管理します。Excelなどで都度リストを作成して保管しているケースも見られますが、リスト作成が面倒なだけでなく、個人情報保護の観点からも少し心配ですね。

セミナー管理ツールを用いた場合: フォームからの申込データを自動的にデータべースで安全に管理。リアルタイムで申込者や申込状況が閲覧できます。適切に管理し、お客様に安心して登録していただきましょう。

受講票を作成し、メールや郵送などで送付します。案内メールをプリントアウトして当日持参してもらうといったケースも見られます。

セミナー管理ツールを用いた場合: 来場者の氏名や会社名、バーコードを自動で差し込んだ受講票と、印刷用ページURLを自動で作成。あとはURLをメールでお知らせすればOKです。

来場率向上のため、開催数日前にはリマインドメールを配信します。

当日運営においては、来場者受付が大きな作業の一つです。

申込者リストと来場者の名刺を照らし合わせている光景をよく目にしますが、その方法では受付に時間がかかるだけでなく、手入力によるミスや人的対応によるヌケ・モレが生じる可能性が高まります。

セミナー管理ツールを用いた場合: 来場者にバーコード付き受講票を発行した場合、バーコードリーダーで読み取るだけで受付が完了します。来場データは自動的にデータベースに反映され、リアルタイムでの確認が可能です。

その他当日会場内での細かい作業項目については、セミナーチェックシートで確認してみてください。

商談につなげていくためには、事後のフォローが欠かせません。来場者へのお礼メールで関連資料ダウンロードなどに誘導する、会場でアンケートを実施し、興味を示している見込客にすぐアプローチするなどが考えられます。また、継続的に次回セミナーの案内を送ることも必要です。

さらに、当日の欠席者やキャンセル者へのフォローも見逃せません。来場しなかったとはいえ、興味関心を持って申し込んでくれた貴重な見込客と言えるからです。しかしそうした方のリストを活用できていないという企業も多いようです。

セミナー管理ツールを用いた場合: その日のうちに自動的にお礼メールを配信。さらに、欠席者にも文面を変えてメールを自動配信できます。
また、過去の申込者を一元管理していれば、継続的にセミナーを案内することも可能です。

自社セミナー開催のススメ！セミナー企画・運営の5W1Hとは: Vol.1「なぜ今セミナーなのか？まずその活用メリットを知ろう！」; Vol.2「あなたのセミナー企画は“5W”を満たしていますか？」; Vol.3「セミナー運営における「How」～システム利用の勘どころ」

展示会の出展で失敗しないために: 第1回：成功への第一歩は出展目的の明確化から！; 第2回：出展物/コンセプトと目標の設定; 第3回：当日～事後のオペレーション設計; 第4回：ブースや配布資料の企画・制作; 第5回：出展の機会を最大限活用するための事前集客; 第6回：直前の準備とブース設営; 第7回：当日運営; 第8回：出展効果を最大化するための事後フォロー; 第9回：データ管理と効果測定～出展を売り上げにつなげていくために～
自社セミナー開催のススメ！: Vol.1「なぜ今セミナーなのか？まずその活用メリットを知ろう！」; Vol.2「あなたのセミナー企画は“5W”を満たしていますか？」; Vol.3「セミナー運営における「How」～システム利用の勘どころ」
事例から学ぶシステム活用の勘どころ: ケース1「中規模有料セミナー運営のためにシステムを採用」