事例から学ぶシステム活用の勘どころ

セミナーやイベント運営にシステムがあれば便利かな・・と思うものの、どうやって使うの？どのぐらい手間が省けるの？と考える方も多いはず。そこで実際の事例を通じ、活用イメージをお伝えします。

ケース1「中規模有料セミナー運営のためにシステムを採用」

DATA

マスコミに対しての記事配信のほか、専門・実務分野での情報提供にも力を入れ、企業向けセミナーを数多く主催する株式会社時事通信社。

有料セミナー運営のためにシステムを採用し、当日の受付だけでなく、セミナー運営業務全般を効率化。さらに、業務の標準化による担当者依存の解消も実現し、安定したセミナー開催に成功している。

さて、このケースにおけるシステム活用の勘どころはどこだ？

事前登録から当日の受付まで、セミナー運営には多くの煩雑な作業がつきもの。では、システムを導入すると、どのぐらい効率化できるのでしょうか？

このケースでの効率化ポイントをチェックしてみましょう。

メール配信ができる申込受付管理システムを採用したことで、申込者に対しての連絡がスムーズに行えました。

また、過去のセミナー申込者だけでなく、その他のリストも簡単にインポートできるため、まとめて集客メールを配信できました。

: Excelなどで管理しているリストから必要なデータを取り出してメール送信。送信ミスが発生する可能性だけでなく、個人情報管理にも問題があるかも？

セッション（講演枠）が選べるタイプの申込フォームをシステムで作成。

申込データはセッションごとに自動的にデータベースで管理され、いつでも申込状況を閲覧できました。

バーコード入りの参加証をシステムから自動発行。

さらに、発行した参加証をダウンロードできる専用WEBページをシステムで作成してURLを申込者にメールで通知。

受付で受講票を受け取り→参加者リストと照合して本人確認→入場バッチや資料を渡す、というのがよくある受付の流れです。

来場者がまばらな時間帯であれば問題なくこなせるところですが、来場者は開始前15分に集中するもの。手間取っていると、あっという間に行列ができてしまいます。

今回のケースでは、バーコード付き参加証とバーコードリーダーを採用したことにより、受付での本人確認作業の負荷を軽減。結果、受付全体のオペレーションがシンプルになりました。

特にこのケースでは有料セミナーであったため、受付で参加費を回収する必要がありましたが、オンライン決済に対応したシステムを採用したため、回収作業自体がなくなりました。

担当者に限らず関係者なら申込状況が気になるもの。状況がすぐわかれば、万が一集客不足の場合でも、すぐに追加のメール配信などの判断ができます。

しかし受付をFAXやメールで行っていた場合、集計作業が必要になりリアルタイムで申込人数を簡単に把握できません。

このケースで採用したシステムでは、申込を自動で受け付けてデータベース管理するため、リアルタイムで申込状況が管理画面から確認できました。

さらにクラウド型だったため、WEBブラウザがあればどこからでも申込状況が確認でき、関係者に最新情報を共有することができました。

その他、運営ノウハウは担当者の頭の中にある、というケースはよくあるもの。今回システムを利用したことで、過去のデータとともにノウハウも引き継ぎやすくなったと実感しているようです

時事通信社が利用したシステムが気になる方はこちらをご覧ください

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事例から学ぶシステム活用の勘どころ: ケース1「中規模有料セミナー運営のためにシステムを採用」