第7回：当日運営

第3回「当日～事後のオペレーション設計」で組んだオペレーションにしたがって運営します。ここでは、さらに効果を高めるために気をつけるべきことなどについて考えます。

朝礼・終礼で目標数値や途中経過、重要な情報の共有を

いよいよ会期。改めて目標数値やオペレーションなどの重要事項を伝えるため、毎朝朝礼を行って士気を高めていきましょう！
ところで朝礼や終礼で数値を報告するためには、会期中の集計が必要になります。事前に集計担当や方法を決めておきましょう。集計方法としては、1時間単位で名刺交換数やアンケート獲得数、バーコードデータ数などを項目ごとに表にしていくのがおすすめです。1時間単位の数値を取っておくと時間帯での混雑状況が把握でき、次年度の参考にもなります。
またせっかく集計した数値や目標達成数などは関係者にメールで速報として通知し、社内での関心度を高めましょう。

意外に見られている！入りやすいブースと入りにくいブースの違い

ブースについては、わかりやすいメッセージや来場者に足を止めさせるための仕掛けが大切なのは第4回「ブース・配布資料の企画・制作」でもお伝えしたとおりです。初めての出展でブースが小規模である場合などは、間口が狭く入りづらい可能性もあると思います。そのためあまり欲張らず伝えたい情報を絞ってわかりやすく伝える、ブース前での呼びかけを積極的に行うなど企画して準備しておきましょう。

それだけでなく、実はブースの活気や身だしなみなども意外に見られています。
社員同士で固まって話している、暇そうにしているといったブースは入りづらいと思われがちです。またブース面積に対して説明人員が多い場合も、待ち構えている感じがあるのか入りづらいと思われるようです。そのため、入りやすいよう入口を確保するなどしておきましょう。
ユニフォームについては、各企業の方針によって用意したり、スーツで統一するなど様々です。スーツで対応する場合は、説明員とわかるようにバッジなどを用意しておきましょう。ユニフォームを用意する場合は、たとえばロゴ入りのポロシャツであれば通販サイトなどで1枚数百円からオーダーできますので検討してみてください。

また、見られているという意識を保つためにも、定期的な休憩が必要です。ブースが混雑する時間をなるべく避け、説明員の方がうまく休憩が取れるように配慮しましょう。

素早いフォローのための準備

第3回では、漏れなく効率的なフォローができるよう、見込み度のランク（3段階程度）とその判別条件を事前に共有し、接客結果を名刺の裏などにメモするなどのルールが必要だとお伝えしました。混雑時には、製品やサービスごとに説明担当を決めていてもその通りに回らず十分な接客ができないこともあるため、名刺は一度回収してあらためて営業をアサインします。
回収した名刺は、デジタル化サービスを活用するなどして早急にデータ化し、フォローに備えましょう。言うまでもありませんが名刺の管理には十分注意してください。

今回のまとめ

会期中は毎日、目標数値や途中経過などの情報を共有し、関係者の関心度、士気を高める。

ブース内での態度や身だしなみなどに気をつけ、入りやすいブースを保つよう心がける。

会期中に回収した名刺は早急にデータ化し、フォローに備える。